Урок 330 Организация времени на компьютере. Тайм-менеджмент по принципу GTD

Привет. В посте, где я рассказывал про то, как использую Macbook Air я обещал вам, что расскажу об инструменте, который применяется в моей жизни для тайм-менеджмента. Это некая программа, которая ставится на Os X, но владельцам Windows не стоит переживать, я дам вам ссылку на аналогичный инструмент для вашей операционной системы.

Вообще все началось  с поиска идеального инструмента по учету финансов. По предыдущей ссылке вы поймете, что я нашел его, возможно и вы согласитесь со мной. Но вот идеальный инструмент по тайм-менеджменту мне пришлось искать почти 5 лет. Нет, я не нашел прям идеальный инструмент, но я нашел близкое к этому, что-то стремящееся к совершенству.

При выборе инструмента, мне требовались следующие функции:

• Легкость программы/сервиса. Мне нужно, чтобы инструмент загружался моментально, не был перегружен ненужным функционалом, который сильно усложняет, «мудрит» процесс и отвлекает от главного.
• Возможность контролировать множество проектов. Я веду много проектов. Мне нужно постоянно контролировать кучу разных задач по каждому проекту. По этой причине нужно было найти то, что позволит ничего не забывать, доделывать задачи в срок.
• Контроль над задачами, которые делегированы другим. Я работаю с несколькими коллегами, приходится поручать им делать определенную работу и следить за тем, чтобы они все сдавали вовремя и не забывали о поставленных задачах.
• Синхронизация с iPhone, чтобы ничего не забывать, а также добавлять задачи, когда я не рядом со своим макбуком.
• Возможность создания повторяющихся задач, рутинных работ. Например, каждый месяц до 25-го числа я должен подать показания счетчиков, в начале месяца заплатить за кварплату и т.д. То есть возникает напоминалка, выполнил ее и она автоматически «перебрасывается» в следующий месяц.
• Фокус на определенных типах задач. Когда задач много, нужно как-то сфокусироваться на чем-то, отбросив лишнее. Это позволяет не отвлекаться на ненужное и сосредоточиться на главном.
• Понятный и удобный интерфейс.

Это программа Things (я слышал, что есть подобная программа, которая также поддерживается и в Windows, это Doit.im).

Я перепробывал кучу инструментов как для Mac, так для Windows, не говоря уже для iPhone и iPad. Это Evernote, OmniFocus, Wunderlist, Clear, ToDo, бумажный блокнот и многое-многое другое. Несомненно, я использую Evernote, но он у меня, как склад знаний, для тайм-менеджмента не прижился как-то. И вообще Things тоже не совершенен, я бы допилил его, по крайней мере для себя, возможно кому-то еще понравится. Может у кого завалялся миллиончик деревянных и запустим стартап совместный? Сделаем идеальный инструмент по тайм-менджементу? 🙂

Things — это программа построенная по принципу GTD (Getting things done). Я настоятельно рекомендую вам прочитать книгу Девида Аллена «Как привести дела в порядок». Так вот Things — это как раз та программа, которая позволит следовать рекомендациям книги в электронном варианте.

В мои руки попала замечательная статья по тайм-менеджменту на Mac Os. Ознакомьтесь, там очень много чего интересного. Также я вам советую распечатать или просто сохранить себе вот эту картинку (по книге «Как привести дела в порядок»):

Вот так выглядит интерфейс программы Things:

Как видите еще все «полупусто», я только сейчас по-тихоньку перехожу полностью на Things. До этого использовал сразу несколько инструментов.

Папки в Things

«Входящие»

Сюда складывается все, что нужно сделать, но нет времени/возможности отсортировать по нужным папкам. Как мы определяемся, куда кинуть задачи в этой папке, просто перетаскиваем их в небходимое новое место и все.

«Сегодня»

Тут собраны те задачи, которые нужно выполнить сегодня. Обычно я смотрю эту папку с утра, чтобы ничего не упустить.

«Следующие»

Обычно я сюда заглядываю, когда все задачи на сегодня выполнены и у меня есть желание заняться будущими. Ведь опережая время, мы добиваемся большего, чем сами планировали.

«Планы»

Тут у нас оказываются запланированные задачи.

«Потом»

Сюда заносим те задачи, которые запланированы на когда-нибудь. Появилась идея прыгнуть с парашюта когда-нибудь, записали. Когда-нибудь написать книгу, пожалуйста. Самое главное, чтобы эти задачи так и не остались лежать в папке «когда-нибудь», а совсем скоро превратились в задачу с четко поставленной датой.

«Проекты»

Тут отображается прогресс проектов относительно выполненных работ.

«Активные проекты»

Здесь я создаю проект. Добавялю все задачи, которые нужно выполнить по нему, главное стараюсь писать четкие, конкретные даты, чтобы выскакивало «в напоминалках». Также очень удобно создавать периодические задачи, допустим каждый месяц такого-то числа нужно отправить отчет клиенту. Отправил, нажал на галочку, задача переместилась в следующий месяц. Очень удобно. Опять же при необходимости можно переносить задачи по другим папкам. В этом плане все интуитивно понятно.

«Области»

Что-то похожее на «Проекты». Тут можно создать какие-то временные промежутки по желанию. Например, в область «Месяц» я записываю то, что нужно выполнить в течении месяца. Раз в неделю просматриваю эту область и раскидываю задачи по датам. Также можно планировать что-то глобальное.

«Контакты»

Сюда добавляете людей, которым вы что-то поручаете, делегируете свои задачи. Любую ранее составленную задачу, например, если она даже находилась в папке «Потом» можно просто перетащить на имя исполнителя и она появится в папке с его именем. Вот эти подобные «перетаскивания» очень сильно упрощают работу с программой.

Позже мы можем кликнуть на имя исполнителя и видеть все задачи, которые висят на нем. Также можно проставлять сроки и прочее. Таким образом, если даже ваши коллеги что-то забудут, вы точно ничего не забудете. Когда висит какая-то задача на сегодня, вас будет доставать подобные цифры (лично меня они очень раздражают и очень хочется быстрее выполнить задачи):

«Журнал»

Тут хранятся все выполненные задачи. Можно проанализировать свою активность, своих сотрудников и прочее.  А в «Корзине» лежат удаленные задачи.

Теги в Things

Помимо этих папок в этой замечательной программе, есть еще и метки. В начале я не использовал их, вообще не знал, для чего они. Но, как оказалось, они очень удобные.

Допустим, у меня есть проект WPnew.ru. Там куча разного плана задач: что-то подкорректировать, написать статью на такую-то тему, что-то придумать, добавить и прочее. И, когда делаешь фокус на проекте, я вижу «кучу-малу». Но когда, мы присваиваем задаче еще метки (по необходимости), то все раскладывается по полочкам.

Допустим, мне нужно написать статью на свой блог, я не знаю, на какую тему. Я просто захожу Проекты -> WPnew.ru и использую фильтр тега «Статья», остаются только названия статей, которые я набросал раньше:

Например, идея о данной статье тоже находилась там. Вообще, там список довольно большой, обычно во время написания поста мне приходит в голову об еще 2-3 х постах. Раньше я подобное записывал в Evernote, но Things оказался инструментом еще проще и удобнее. Если у вас уже есть какие-то идеи/наброски по статье, допустим, можно использовать «Заметку». Заметки можно создавать в любой задаче.

Также у меня есть теги «Лягушка», «15 мин.», «Высокий приоритет» и прочее. Например, когда у меня есть минут 15 до определенного следующего действия, я открываю все задачи и использую тег «15 мин.». Если таких задач много, то я начинаю с тех, у которых стоит метка «Высокий» (имеется ввиду приоритет).

Выводы

Вообще, программа очень удобная, особенно нравятся его простота, а также всякие «горячие клавиши». Например, метки можно присваивать очень легко. Нажал на пробел, создается новая задача, записал ее, сразу же на нажал на цифру «1» и данной задаче присвается та метка, которая привязана к данной цифре.

Минусы Things:

• Цена. К сожалению, относительно очень дорогой софт. На мак стоит 1690 рублей (на сегодня). Правда бывают иногда распродажи. Также версию для iPhone мне пришлось покупать отдельно, отдал в районе 400 рублей, по-моему, за нее.
• Отсутствие календаря. Было бы очень классно, если был бы еще календарь вшит, что-то вроде календаря Мака по умолчанию. Из-за этого приходится прибегать к сторонним инструментам.

Things очень хорош. Мне он безумно нравится с каждым днем больше и больше. Но, что ни говори: самый идеальный инструмент для тайм-менеджмента был бы бумажный блокнот, который синхронизируется с iPhone. Разработчики, услышьте меня и создайте подобное чудо. 🙂

А чем вы пользуетесь для планирования своего времени?