Урок 348 12 советов как не утонуть в почтовых письмах

Сергей Сосновский снова запустил классный новогодний конкурс! Большое количество призовых мест, несложное участие — все это хороший повод поднять новогоднее настроение! Участвуем в классном конкурсе обязательно!

Привет! С каждым днем на меня увеличивается нагрузка по почтовым письмам, сообщениям в разных социальных сетях, комментариям и прочее. Раньше это просто давало классное настроение, сейчас помимо положительных впечатлений все это отнимает немало времени.

Поэтому в этом плане я прогрессирую с каждым днем и стараюсь сделать все возможное, чтобы оперативно отвечать всем и везде. Опыт в подобном мероприятии уже 5 лет, поэтому я, думаю, мне есть о чем вам рассказать. Я просто поделюсь с вами о том, как я борюсь с этим и относительно все успеваю.

Я буду рассказывать на примере почты от Gmail, потому что я использую ее. По-моему, на Яндекс почте, все моменты, которые я буду рассказывать здесь, тоже легко сделать.

Как не утонуть в почтовых письмах

Совет №1 Используйте фильтры

Это самое главное правило, которое существенно облегчает разбор почты.

Предположим, что вас интересуют мои уроки и вы любите их почитывать на досуге. Вы даже подписались на мою рассылку в сайдбаре или в конце статей. Но вас ужасно раздражает то, когда среди «срочной» почты вам приходит письмо от меня, типа мол вышел новый урок, читайте. Вы раздраженно тыкаете «Удалить» или еще хуже «Пометить как спам» или «Отписаться». Но, повторюсь, вам все-таки интересно иногда читать мои статьи.

Я бы вышел из подобной ситуации так.

1. Зашел бы на письмо моих уроков, там бы выбрал пункт «Фильтровать похожие письма»:
2. Здесь оставляю почтовый ящик, откуда идет рассылка и нажимаю на кнопку «Создать фильтр в соответствии с этим запросом»:
3. Дальше ставлю галочку «Применить ярлык» и создаю новый ярлык (или уже выбираю созданный ярлык):
4. Придумываем имя ярлыка и все:
5. И все, теперь все письма с моей рассылки будут собираться в этой папке, также сюда можно собрать рассылки с других авторов и прочее, и читать именно в удобное время не отвлекаясь.
6. Если же вас ну очень раздражают подобные непрочитанные сообщения и вам не нужна актуальность информации, то есть вы любите почитать блоги только по воскресеньям, допустим, то просто при создании фильтра ставите галочку напротив «Отметить как прочитанное»:
7. Теперь подобные письма у вас сразу будут с отметкой прочитано. Но тут не стоит забывать, что сделав подобное, можно случайно пропустить довольно интересный и полезный материал.

Поэтому я вообще не понимаю тех людей, которые подписались на меня и, получая письма с уроками, нажимают на кнопку «Спам». Какой нафиг спам, если ты когда-то сам подписался??? Если не интересно, просто нажми в конце письма «Отписаться» и все. Никогда не понимал таких людей. Кнопкой «Спам» я отмечаю действительно только спамные письма.

Совет №2. Отключите автоматические уведомления о почте

Я знаю много людей, у которых стоят автоматические уведомления на телефоне, каких-то почтовых программах или даже открытая вкладка с почтой. Я раньше тоже так делал, боялся пропустить какое-то срочное письмо. Бред. Как показала мне практика, почта срочной не бывает. Конечно, там бывают исключения, но это о-о-очень большая редкость. Если действительно что-то срочное, я клиентам оставляю на всякий случай свой номер телефона. Раньше боялся, что меня они будут беспокоить часто по пустякам и прочее, но как оказалось звонят очень-очень редко и то только 20%.

Если у вас будут стоять уведомления, они часто будут вас «дергать» от важных дел. Эти все отвлечения будут стоить вам кучу времени, потом снова нужно будет собраться на работу и прочее. Повторюсь, обязательно отключите подобные уведомления. Проверяйте почту по мере возможности. Желательно не более 2-4 раз за день.

Сразу вспомнил, как я раньше каждые полчаса глядел, не упало ли интересное письмо какое-то. 🙂

Проверено опытом: проверка почты «пачкой» и ответы на них занимают намного меньше времени, нежели отвечать на каждое по отдельности.

Совет №3. На те, письма, которые отнимут не более 2-х минут, отвечайте сразу

Я уверен, вы тоже часто получаете письма, которые отнимают у Вас 1-2 минуты времени. Раньше я любил откладывать подобные письма и что создавало завал. А завал это снова стресс и нежелание работать с почтой. Когда видишь несколько десятков непрочитанных писем, хочется убежать от всего этого и не разбирать. Знакомо?

Поэтому, возьмитесь за правило, если к Вам поступило письмо и вы видите, что справитесь прямо сейчас, выполняйте это действие не задумываясь. Это правило относится не только к почте, привыкайте вообще к подобному отношению к задачам.

Нужно погладить рубашку к вечеру? Не создавайте в списке задач эту проблему, просто возьмите и погладьте. Не усложняйте себе жизнь. Рано или поздно вы все равно должны будете выполнить это действие, а если оно будет «висеть», отнимет кучу энергии, загонит вас в лень и прочее.

Кто-то спросит, а что делать, если таких «пятиминутных дел» накопилось куча? Распишите их все, в день выполняйте по несколько штук и вы очистите данный список. А потом уже выполняйте по мере появления подобных задач.

Совет №4. Письма, которые требуют действия, отмечайте «звездочкой»

Часто некоторые письма требуют определенного действия. Допустим, купили у меня ссылку, я должен ее разместить послезавтра и скинуть ссылку на пост, где размещена ссылка. Как не забыть адресата? Просто отмечаем его письмо «звездочкой» (в Яндексе «флажок», по-моему):

И дальше все письма отмеченные звездочкой, вы будете видеть отдельным списком:

Как выполните определенное действие, которое требовалось, снимаете звездочку. Главное, постоянно чистить эту папку и стремиться, чтобы здесь всегда было пусто или заняты письмами, действия которых произойдут в районе 1-ой недели. Это позволит вас держать в фокусе событий. Если действие нужно отложить на более долгий срок, я использую отдельный ярлык, о котором ниже.

Совет №5. Создайте ярлык 2do

Допустим купили у вас баннер на месяц. Через месяц вам нужно связываться с покупателем рекламы и спрашивать, будете ли он продлевать и прочее. Раньше я «ковырялся» в куче входящих писем и искал письмо от него. Теперь я просто создал отдельный фильтр и присваиваю его письмам, которые требуют какого-то контакта с отправителями.

Например, купили ссылку на полгода. За полгода я даже не вспомню, как зовут человека, который купил эту ссылку, не то, что адрес почтового ящика. Кто-то все записывает в отдельный файл Excel, например, но для меня это неудобно. Я просто присваиваю ярлык 2do:

Как создавать ярлыки я подробно рассказал в совете №1.

Совет №6. Обязательно сделайте с письмом что-нибудь!

Открыв письмо, обязательно нужно решить, что с ним делать дальше. Если можно ответить в течении 2-х минут, отвечаем, нужно что-то сделать, но пока нет возможности, отмечаем звездочкой или просто удаляем. Ну или вообще создаем отдельный фильтр для подобных писем. То есть у вас не должны накапливаться непрочтенные письма. Они угнетают.

Я не возвращаюсь к прочитанным письмам. Если письмо прочитано, значит необходимые действия уже произведены: я либо ответил, либо присвоил какую-то метку, либо просто игнорировал данное письмо.

Да, ребята, иногда приходится игнорировать какие-то письма, в моем понимании это равносильно «удалить». Дело в том, что ко мне приходят часто какие-то вопросы в стиле, «как создать то», «как лучше быть в такой ситуации» и прочее. Если я бы отвечал на все письма, у меня не было бы времени ни писать статьи, ни как-то развиваться. Все мое время отнимало бы ответы на ваши письма. Поэтому я всегда прошу, какие-то вопросы, «как установить что-то» и прочее задавать на блоге. Я отвечаю почти на все вопросы, шанс быть проигнорированным — минимален, что абсолютно не так по почте. На почте я часто игнорирую подобные просьба с помощью.

Совет №7. Используйте свой смартфон!

Я очень часто отвечаю на письма через свой мобильный телефон. Например, стою в пробке (хотя в моем городе это не совсем можно назвать пробками относительно Москвы 🙂 ) и прям с телефона управляю своим почтовым ящиком. Также присваиваю всякие ярлыки и прочее. Или, например, пошли вы один перекусить в кафе, ждете заказ, как-то нужно тратить это время с пользой, нежели просто «посидеть В Контакте».

Со смартфона можно все. Я вам это доказал, ведя блог, находясь в армии и зарабатывая более $1000 в месяц с простого телефона на андроиде за 3000 рублей. Даже статьи можно писать, к сведению. 🙂

Совет №8. Создавайте шаблоны писем

Наверняка, вы тоже замечали, что на определенные письма приходится отвечать по-одинаковому. Допустим, человек хочет купить у вас рекламный пост или хочет узнать подробности о предоставляемых вами услуг. Для таких ситуаций я использую Evernote. В поиске ввожу «продажная статья» и сразу получаю шаблон письма, который нужно отправить в ответ. Причем этот шаблон постоянно дорабатывается, в результате чего увеличивается конверсия. Очень удобно и выгодно.

Совет №9. Используйте цвета ярлыков для определения приоритетности

После создания ярлыков, я крайне рекомендую использовать различные цвета для ярлыков. Сделать это очень просто: справа от названия ярлыка нажимаем на стрелочку и там выбираем пункт «Цвет ярлыка»:

Дальше, когда будете получать письма от разных адресатов, вы будете видеть эти цветные отметки:

И уже по приоритетности отвечайте на письма. Крайне важный клиент? Отведите его в отдельную группу и отвечайте на его письма в первую очередь. Таким образом очень сильно выделяются действительно важные письма на фоне «мусора».

Совет №10. Пользуйтесь поиском

Вместо того, чтобы искать нужное письмо вручную среди всей «кучи» просто используйте поиск. Необязательно знать имя и адрес отправителя. Достаточно вспомнить о чем вы разговаривали. Допустим он хотел купить баннер, просто в поиск вбиваем фразу «баннер»:

И все письма, в которых содержатся слова «баннер» у вас отобразятся. Удобно.

Совет №11. Фильтруйте автоматические письма

Не знаю, как вам, но мне очень часто приходят письма от ссылочных агрегаторов, партнерских программ и прочее. И практически всегда мне не нужна всегда актуальность подобной информации. Подобные письма я просто фильтрую и делаю отметку  «как прочитанное». Как это сделать, я рассказывал в первом совете.

Совет №12. До конца дня очищайте свой почтовый ящик

В идеале в конце дня, у вас не должно быть непрочитанных писем. И все те письма, которые были отмечены звездочкой, должны «закрыться». Я в какой-то степени перфекционист и поэтому меня немного раздражает, когда в «отмеченных» остаются письма. Я всегда всячески стараюсь сделать в этой папке количество писем 0. Эту папку никак нельзя откладывать на потом, отмеченные письма нужно «гасить» как можно раньше. Ведь там действительно важные письма, иначе зачем туда закидывать что-то, я прав? 🙂

Вывод

Будьте жестче с некоторыми адресатами: кого-то нужно зафильтровать, чтобы вообще не получать письмо от него, кого-то наоборот лучше отметить ярлыком, чтобы оперативно связывать с ним. Главное, сделайте все, чтобы держать контроль над своими письмами и ни в коем случае не наоборот: очень часто почтовые письма управляют нами и отвлекают  от действительно важных дел.

Я прошу вас, поделить в комментариях своим советом по управлению почтой? Что еще вы используете в своей работе?

Еще я хотел бы поблагодарить вас за ретвит этой статьи. Спасибо!