Урок 330 Организация времени на компьютере. Тайм-менеджмент по принципу GTD

Getting Things Done

Привет. В посте, где я рассказывал про то, как использую Macbook Air я обещал вам, что расскажу об инструменте, который применяется в моей жизни для тайм-менеджмента. Это некая программа, которая ставится на Os X, но владельцам Windows не стоит переживать, я дам вам ссылку на аналогичный инструмент для вашей операционной системы.

Вообще все началось  с поиска идеального инструмента по учету финансов. По предыдущей ссылке вы поймете, что я нашел его, возможно и вы согласитесь со мной. Но вот идеальный инструмент по тайм-менеджменту мне пришлось искать почти 5 лет. Нет, я не нашел прям идеальный инструмент, но я нашел близкое к этому, что-то стремящееся к совершенству.

При выборе инструмента, мне требовались следующие функции:

  • Легкость программы/сервиса. Мне нужно, чтобы инструмент загружался моментально, не был перегружен ненужным функционалом, который сильно усложняет, "мудрит" процесс и отвлекает от главного.
  • Возможность контролировать множество проектов. Я веду много проектов. Мне нужно постоянно контролировать кучу разных задач по каждому проекту. По этой причине нужно было найти то, что позволит ничего не забывать, доделывать задачи в срок.
  • Контроль над задачами, которые делегированы другим. Я работаю с несколькими коллегами, приходится поручать им делать определенную работу и следить за тем, чтобы они все сдавали вовремя и не забывали о поставленных задачах.
  • Синхронизация с iPhone, чтобы ничего не забывать, а также добавлять задачи, когда я не рядом со своим макбуком.
  • Возможность создания повторяющихся задач, рутинных работ. Например, каждый месяц до 25-го числа я должен подать показания счетчиков, в начале месяца заплатить за кварплату и т.д. То есть возникает напоминалка, выполнил ее и она автоматически "перебрасывается" в следующий месяц.
  • Фокус на определенных типах задач. Когда задач много, нужно как-то сфокусироваться на чем-то, отбросив лишнее. Это позволяет не отвлекаться на ненужное и сосредоточиться на главном.
  • Понятный и удобный интерфейс.

Это программа Things (я слышал, что есть подобная программа, которая также поддерживается и в Windows, это Doit.im).

Я перепробывал кучу инструментов как для Mac, так для Windows, не говоря уже для iPhone и iPad. Это Evernote, OmniFocus, Wunderlist, Clear, ToDo, бумажный блокнот и многое-многое другое. Несомненно, я использую Evernote, но он у меня, как склад знаний, для тайм-менеджмента не прижился как-то. И вообще Things тоже не совершенен, я бы допилил его, по крайней мере для себя, возможно кому-то еще понравится. Может у кого завалялся миллиончик деревянных и запустим стартап совместный? Сделаем идеальный инструмент по тайм-менджементу? 🙂

Things - это программа построенная по принципу GTD (Getting things done). Я настоятельно рекомендую вам прочитать книгу Девида Аллена "Как привести дела в порядок". Так вот Things - это как раз та программа, которая позволит следовать рекомендациям книги в электронном варианте.

В мои руки попала замечательная статья по тайм-менеджменту на Mac Os. Ознакомьтесь, там очень много чего интересного. Также я вам советую распечатать или просто сохранить себе вот эту картинку (по книге "Как привести дела в порядок"):

GTD

Вот так выглядит интерфейс программы Things:

Things

Как видите еще все "полупусто", я только сейчас по-тихоньку перехожу полностью на Things. До этого использовал сразу несколько инструментов.

Папки в Things

"Входящие"

Входящие в Things

Сюда складывается все, что нужно сделать, но нет времени/возможности отсортировать по нужным папкам. Как мы определяемся, куда кинуть задачи в этой папке, просто перетаскиваем их в небходимое новое место и все.

"Сегодня"

Сегодня в Things

Тут собраны те задачи, которые нужно выполнить сегодня. Обычно я смотрю эту папку с утра, чтобы ничего не упустить.

"Следующие"

Следующие в Things

Обычно я сюда заглядываю, когда все задачи на сегодня выполнены и у меня есть желание заняться будущими. Ведь опережая время, мы добиваемся большего, чем сами планировали.

"Планы"

Планы в Things

Тут у нас оказываются запланированные задачи.

"Потом"

Потом в Things

Сюда заносим те задачи, которые запланированы на когда-нибудь. Появилась идея прыгнуть с парашюта когда-нибудь, записали. Когда-нибудь написать книгу, пожалуйста. Самое главное, чтобы эти задачи так и не остались лежать в папке "когда-нибудь", а совсем скоро превратились в задачу с четко поставленной датой.

"Проекты"

Проекты в Things

Тут отображается прогресс проектов относительно выполненных работ.

"Активные проекты"

Проект в Things

Здесь я создаю проект. Добавялю все задачи, которые нужно выполнить по нему, главное стараюсь писать четкие, конкретные даты, чтобы выскакивало "в напоминалках". Также очень удобно создавать периодические задачи, допустим каждый месяц такого-то числа нужно отправить отчет клиенту. Отправил, нажал на галочку, задача переместилась в следующий месяц. Очень удобно. Опять же при необходимости можно переносить задачи по другим папкам. В этом плане все интуитивно понятно.

"Области"

Области в Things

Что-то похожее на "Проекты". Тут можно создать какие-то временные промежутки по желанию. Например, в область "Месяц" я записываю то, что нужно выполнить в течении месяца. Раз в неделю просматриваю эту область и раскидываю задачи по датам. Также можно планировать что-то глобальное.

"Контакты"

Контакты в Things

Сюда добавляете людей, которым вы что-то поручаете, делегируете свои задачи. Любую ранее составленную задачу, например, если она даже находилась в папке "Потом" можно просто перетащить на имя исполнителя и она появится в папке с его именем. Вот эти подобные "перетаскивания" очень сильно упрощают работу с программой.

Позже мы можем кликнуть на имя исполнителя и видеть все задачи, которые висят на нем. Также можно проставлять сроки и прочее. Таким образом, если даже ваши коллеги что-то забудут, вы точно ничего не забудете. Когда висит какая-то задача на сегодня, вас будет доставать подобные цифры (лично меня они очень раздражают и очень хочется быстрее выполнить задачи):

Напоминание в Things

"Журнал"

Журнал в Things

Тут хранятся все выполненные задачи. Можно проанализировать свою активность, своих сотрудников и прочее.  А в "Корзине" лежат удаленные задачи.

Теги в Things

Помимо этих папок в этой замечательной программе, есть еще и метки. В начале я не использовал их, вообще не знал, для чего они. Но, как оказалось, они очень удобные.

Допустим, у меня есть проект WPnew.ru. Там куча разного плана задач: что-то подкорректировать, написать статью на такую-то тему, что-то придумать, добавить и прочее. И, когда делаешь фокус на проекте, я вижу "кучу-малу". Но когда, мы присваиваем задаче еще метки (по необходимости), то все раскладывается по полочкам.

Допустим, мне нужно написать статью на свой блог, я не знаю, на какую тему. Я просто захожу Проекты -> WPnew.ru и использую фильтр тега "Статья", остаются только названия статей, которые я набросал раньше:

Теги в Things

Например, идея о данной статье тоже находилась там. Вообще, там список довольно большой, обычно во время написания поста мне приходит в голову об еще 2-3 х постах. Раньше я подобное записывал в Evernote, но Things оказался инструментом еще проще и удобнее. Если у вас уже есть какие-то идеи/наброски по статье, допустим, можно использовать "Заметку". Заметки можно создавать в любой задаче.

Заметки в Things

Также у меня есть теги "Лягушка", "15 мин.", "Высокий приоритет" и прочее. Например, когда у меня есть минут 15 до определенного следующего действия, я открываю все задачи и использую тег "15 мин.". Если таких задач много, то я начинаю с тех, у которых стоит метка "Высокий" (имеется ввиду приоритет).

Выводы

Вообще, программа очень удобная, особенно нравятся его простота, а также всякие "горячие клавиши". Например, метки можно присваивать очень легко. Нажал на пробел, создается новая задача, записал ее, сразу же на нажал на цифру "1" и данной задаче присвается та метка, которая привязана к данной цифре.

Минусы Things:

  • Цена. К сожалению, относительно очень дорогой софт. На мак стоит 1690 рублей (на сегодня). Правда бывают иногда распродажи. Также версию для iPhone мне пришлось покупать отдельно, отдал в районе 400 рублей, по-моему, за нее.
  • Отсутствие календаря. Было бы очень классно, если был бы еще календарь вшит, что-то вроде календаря Мака по умолчанию. Из-за этого приходится прибегать к сторонним инструментам.

Things очень хорош. Мне он безумно нравится с каждым днем больше и больше. Но, что ни говори: самый идеальный инструмент для тайм-менеджмента был бы бумажный блокнот, который синхронизируется с iPhone. Разработчики, услышьте меня и создайте подобное чудо. 🙂

А чем вы пользуетесь для планирования своего времени?

С уважением, Пётр Александров.
Подпишитесь на бесплатные уроки

Понравился урок? Вы не хотите пропускать новые бесплатные уроки по созданию, раскрутке и монетизации блога? Тогда подпишитесь на RSS или на электронный ящик в форме выше и получайте новые уроки мгновенно! Также можете следить за мной в Twitter.

Ваш комментарий

  1. Денис Маркевич

    Бумажный блокнот и его электронный вариант от Microsoft – OneNote. Был премиум пользователем Evernote в течении года, в этом месяце продливать подписку не стал, т.к. для OneNote появилась версия под Android. Теперь OneNote и бумажный блокнот полностью устраивают.

    • Петр Александров
      http://wpnew.ru

      К сожалению, нет опыта работы с данной программой, да слышал про нее много хорошего.

  2. Артём Черкасов
    http://zarabotka.guru/

    Я использую wunderlist, тоже очень добротная штука, так же есть синхронизация заметок в аккаунте, можно на разных устройствах юзать или просто через браузер.

    • Петр Александров
      http://wpnew.ru

      Да, тоже классная вещь, он версия для айфона мне показалась слишком “тяжелым”.

  3. Игорь
    http://chestniyblog.ru

    Спасибо за статью, Петр!
    Попробывал программу для Windows.
    На первый взгляд вроде неплохо.
    Также скачал программу для Adndoid. Синхронизируется нормально.
    Хоть там и написано, что для андроида версии 4+, но у меня на 2.3 все тянет.
    Все работает и главное, что бесплатно))

    • Петр Александров
      http://wpnew.ru

      Пожалуйста, Игорь, рад был помочь 🙂

  4. Владимир
    http://webodyssey.info

    Спасибо огромное Петр за доступный и полезный обзор программы Things. Уже давно искал что-то подобное и тут, к счастью, Ваша статья как нельзя вовремя. Благодарю.

    • Петр Александров
      http://wpnew.ru

      Спасибо за теплые слова, пользуйтесь на здоровье 🙂

  5. Gazay
    http://3-tickets.ru/

    Пользуюсь Trello как GTD-инструмент. Функционал очень похож, и есть календарь. Тэги не очень проработаны, но можно решить плагинами к браузеру. И главное Trello бесплатен.

  6. seoonly.ru
    http://seoonly.ru/

    Правильно -время невосполнимый ресурс, его надо цениь

  7. Kozak
    http://polezniesoveti.com/

    Я использую календарь и задачи от гугла. Календарь удобен тем, что наглядно видно, сколько мероприятие занимает времени. Очень удобно планировать день. На телефоне для задач гугла использую приложение Gtasks для андроид.

    • Пётр Александров
      http://wpnew.ru

      Да, подобное я тоже рисую на обычном календаре. Действительно, понятнее, как распределяется время.

Наверх